Datenschutzerklärung — InSoft POS

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die App und die zugehörigen Backend-Dienste ist InSoft Online, Karlstraße 18, 72336 Balingen, Deutschland. E-Mail: info@insoftonline.de. Telefon: +49 151 16908778. Weitere Angaben enthält das Impressum.

2. Für wen die App gedacht ist

InSoft POS ist eine geschäftliche Kassensoftware für Händler, die bereits ein InSoft-POS-/Odoo-basiertes System betreiben. Eine öffentliche Selbstregistrierung gibt es nicht. Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) werden von InSoft für Vertragskunden eingerichtet und mitgeteilt.

Die App enthält außerdem Demo-Zugänge, damit Interessierte Abläufe ausprobieren können. Demodaten dienen nur der Demonstration und dürfen nicht für den Live-Betrieb oder echte Endkundendaten verwendet werden.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten zum Betrieb der Kasse: Anmeldung des Händlerkontos, Synchronisation von Artikeln und Einstellungen mit dem InSoft-Backend, Erfassung von Verkäufen und Zahlungen, Druck oder Anzeige von Belegen, optionale TSE-Funktionen in Deutschland, Offline-Auftragswarteschlangen mit späterer Synchronisation sowie Support, wenn Sie ihn anfordern (z. B. über AnyDesk).

Rechtsgrundlagen nach DSGVO sind in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung mit dem Händler) und Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigte Interessen an sicherem Betrieb, Lizenzprüfung und Support). Verarbeitet der Händler Endkundendaten in der App, ist er dafür in der Regel Verantwortlicher; InSoft handelt bei Bedarf als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

4. Datenkategorien

Konto und Authentifizierung: Login-E-Mail bzw. Benutzername, Passwort, Zugriffstoken, Unternehmenskennungen, gewählte Serverregion (Deutschland- oder Syrien-Host), Lizenzstatus und App-Version.

Geschäfts- und Mitarbeiterdaten: Firmenname, Adresse, Telefon, USt-IdNr. und Registerangaben, Logo sowie nach dem Login ausgewählte POS-Benutzer.

Kassenbetrieb: Artikel, Kategorien, Steuern, Bestellungen, Positionen, Rabatte, Trinkgeld, Tische, Kassenbewegungen, Berichte und Zeitstempel.

Endkunden (falls CRM-Funktionen genutzt werden): Name, Telefon, E-Mail, Adresse, USt-IdNr. und Preislistenzuordnung — für den Verkaufsprozess des Händlers, auch lokal zwischengespeichert.

Zahlungen: Zahlungsart (Bar, Karte, Wallet/sonstige), Beträge und Journalbuchungen. Kartenzahlungen können über SumUp oder ein lokales ZVT-Terminal laufen; diese Anbieter verarbeiten Zahlungsdaten nach eigenen Bedingungen.

Gerät und lokales Netz: WLAN-Adresse zur Suche von Druckern oder Zahlungsterminals, Bluetooth-Druckernamen, Kamera für Barcode-/QR-Scan sowie optionale Akku-Optimierung. Standortberechtigungen können vom Betriebssystem für Bluetooth-Geräte erforderlich sein; die App betreibt kein fortlaufendes Tracking und keine Kartenwerbung.

Fiskal / TSE (sofern aktiviert): Signaturen und zugehörige Felder vom Backend bzw. auf Belegen zur Kassensicherungsverordnung. Die Verantwortung für korrekte steuerliche Registrierung und Aufbewahrung bleibt beim Händler.

5. Speicherung

Auf dem Gerät: Einstellungen (einschließlich Anmeldedaten zur Bequemlichkeit), lokale Datenbanken für Warenkorb, ausstehende Offline-Aufträge und ausgewählte Funktionen sowie ein Cache für Kunden und Einstellungen.

Auf InSoft-Servern: Authentifizierung und Odoo-API-Verkehr zu Hosts wie support.insoftonline.de und support-sy.insoftonline.de (sowie zugehörige Kunden-/Lizenz-Endpunkte). Einstellungs-Backups und Lizenzprüfungen können in der gehosteten Umgebung des Händlers liegen.

Die Übertragung zu InSoft-Backends erfolgt per HTTPS. LAN-Verkehr zu Druckern oder ZVT-Terminals bleibt im Netz des Händlers.

6. Empfänger und Dritte

InSoft betreibt das von der App genutzte Backend. Kartenzahlungen über SumUp erfolgen mit SumUp als eigenständigem Zahlungsdienstleister. Drucker- und Terminalhersteller erhalten nur das für die lokale Hardwarekommunikation Nötige.

In dem hier beschriebenen Stand der InSoft-POS-App nutzen wir keine Werbe-SDKs, kein Firebase Analytics, kein Crashlytics und keine vergleichbaren Consumer-Analytics-Pakete. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

7. Speicherdauer

Händlerkonto- und Verkaufsdaten werden für die Vertragsdauer und nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt (einschließlich GoBD-/fiskalischer Pflichten des Händlers). Demo-Zugänge und Demodaten können jederzeit zurückgesetzt oder überschrieben werden.

Lokale Caches und Offline-Warteschlangen bleiben bis zum Abmelden, Deinstallieren oder Synchronisieren bestehen. Geräte sollten vor Entsorgung oder Personalwechsel bereinigt werden.

8. Ihre Rechte

Betroffene können je nach geltendem Recht Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einlegen (in Deutschland typischerweise der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg).

Personal des Händlers wendet sich wegen Endkundendaten in der Kasse an den Arbeitgeber (den Händler). Für bei InSoft geführte Kontodaten: info@insoftonline.de.

9. Sicherheit

Der Zugang ist auf eingerichtete Zugangsdaten und eine aktive Lizenz beschränkt. Händler müssen Passwörter geheim halten und Gerätesperren nutzen. Da die App Anmeldedaten zur Bequemlichkeit speichern kann, sind Tablets vor unbefugtem physischem Zugriff zu schützen.

10. Kinder

Die App richtet sich an den geschäftlichen Einsatz durch Erwachsene. Sie ist nicht für Kinder bestimmt.

11. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich App oder Verarbeitung ändern. Das Versionsdatum oben wird dann aktualisiert. Wesentliche Änderungen teilen wir Vertragskunden über die üblichen Supportkanäle mit, soweit erforderlich.

12. Kontakt

Datenschutzanfragen: info@insoftonline.de · InSoft Online, Karlstraße 18, 72336 Balingen, Deutschland.